Datenschutz Bewerbung: Die Rechte von Bewerbern

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Datenschutz in der Bewerbung ist ein delikates Thema. Bewerber wollen verhindern, dass ihre Daten in die falschen Hände geraten, Unternehmen rechtlich nicht in Teufels Küche kommen. Allerdings werden Daten auch im Bewerbungsprozess immer wichtiger, für Unternehmen sind sie Gold wert. Das Gesetz aber steht weithin auf Seite der Bewerber. Datenschutz Bewerbung: Das sollten Sie wissen…

Datenschutz Bewerbung: Rechte von Bewerbern

Datenschutz in der Bewerbung ist wichtig. Das hat auch die Politik realisiert. So räumt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Bewerbern insbesondere diese Rechte ein:

  1. Auskunftsrecht

    Unternehmen müssen Bewerber darüber informieren, wie und zu welchem Zweck sie die Daten verarbeiten und gegebenenfalls bei welchen externen Quellen Daten erhoben werden. Bei externen Quellen kann es sich zum Beispiel um Business-Netzwerke wie Xing oder Facebook handeln. Zudem müssen Arbeitgeber den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung im Unternehmen benennen.

    Für Unternehmen ist es daher empfehlenswert, eine Datenschutzerklärung für Bewerber gut sichtbar auf die Firmenhomepage oder die Karriereseite zu stellen oder sie in die Eingangsbestätigung zu integrieren, die man nach Erhalt einer Bewerbung an die Bewerber versendet.

    Das gilt im Übrigen auch für Bewerber, die ihre Bewerbungsunterlagen auf dem Postweg einreichen. Auch ihnen muss der Arbeitgeber die Datenschutzinformationen zukommen lassen – per Post oder E-Mail.

  2. Recht auf Löschung/Vergessen werden

    Der Arbeitgeber darf keine personenbezogenen Daten von abgelehnten Bewerbern sammeln oder speichern. Es sei denn, der Betroffene gibt seine schriftliche Einwilligung (dazu später mehr).

    Spätestens sechs Monate, nachdem die Stelle besetzt wurde, müssen die Daten seitens des Unternehmens gelöscht worden sein. Alternativ kann der Arbeitgeber die Bewerbungsunterlagen an den Bewerber zurücksenden, zum Beispiel bei einer Papier-Bewerbung per Post.

  3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

    Im Bewerbungsverfahren hat der Arbeitgeber das Recht, die Daten eines Bewerbers, die für die Besetzung der Stelle notwendig sind, abzufragen und zu verarbeiten. Anders geht es schließlich nicht. Dazu zählen etwa der schulische und berufliche Werdegang, Qualifikationen, Zeugnisse und sonstige Nachweise.

    Nicht relevant sind dagegen Angaben zur Gesundheit, zu einer möglichen Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit, zum Familienstand oder zu den Freizeitaktivitäten und Hobbys eines Bewerbers. Auch ist es Unternehmen verboten, sich aus den im Internet zugänglichen Daten ein umfassendes Bewerber-Persönlichkeitsprofil zu erstellen.

    Darüber hinaus dürfen im Unternehmen nur Mitarbeiter die Bewerbungsunterlagen sichten, die darüber entscheiden, wer die Stelle bekommt. Aus diesem Grund tun Unternehmen gut daran, eine gesonderte E-Mail-Adresse für Bewerber bereitzustellen und nicht nur eine allgemeine Info-Adresse.

    Bewerbungsunterlagen intern herumreichen – das untersagt die DSGVO. Sie sieht zudem vor, dass Bewerber eine Möglichkeit haben müssen, ihre Bewerbungsunterlagen verschlüsselt einzureichen. Dadurch soll verhindert werden, dass Dritte die Daten mitlesen können.

Datenschutz Bewerbung: Speicherung der Daten

Vielleicht haben Sie auch schon mal eine Absage auf eine Bewerbung erhalten, die in etwa diesen Wortlaut hatte:

    Vielen Dank für Ihre Bewerbung in unserem Unternehmen. Wir freuen uns über Ihr Interesse, dass Sie an unserem Unternehmen haben. Leider müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir derzeit keine Möglichkeit sehen, Sie innerhalb unseres Unternehmen in einer Ihren Qualifikationen entsprechenden Position einzusetzen. Wir freuen uns aber, wenn wir Ihre Daten für mögliche Projekte in der Zukunft erfassen dürfen. Falls sich eine neue Beschäftigungsmöglichkeit ergibt, werden wir Sie noch einmal kontaktieren.

Das klingt erstmal alles ganz harmlos, zuvorkommend sogar. Allerdings hat die Formulierung einen ernsten, datenschutzrechtlichen Hintergrund. Denn Bewerberdaten dürfen nicht ohne Weiteres aufbewahrt und gespeichert werden. So will es das Gesetz. Was hat es also damit auf sich?

Für Unternehmen gibt es im Wesentlichen zwei Gründe, warum sie die Daten von Bewerbern aufbewahren wollen:

  1. Talentepool

    Die Bewerbungsunterlagen werden gespeichert, wenn der Bewerber auch Interesse an anderen Stellen im Unternehmen hat. Dann kann man ihm später weitere Jobangebote zukommen lassen und mit ihm möglicherweise eine andere Stelle besetzen.

  2. Diskriminierungsklage

    Die Firma ergreift Maßnahmen gegen eine mögliche Diskriminierungsklage. Die Unterlagen helfen bei der Beweisführung und sollen darlegen, dass die Ablehnung des Bewerbers auf rein fachliche Gründe zurückzuführen ist.

Diese Gründe klingen durchaus plausibel. Ausreichend sind sie aber nicht, um Bewerberdaten grenzenlos zu speichern. Gemäß der geltenden Gesetzeslage müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, sobald der Zweck dafür entfällt.

Das bedeutet: Sobald die ausgeschriebene Stelle besetzt ist, für die sich der Bewerber beworben hatte, ist der Zweck der Datenspeicherung nicht mehr vorhanden. Die Daten müssten dann umgehend gelöscht werden. De facto bewahren Unternehmen Daten aber bis zu sechs Monate auf, um sich gegen eine mögliche Diskriminierungsklage zu wappnen. Dies ist rechtlich zulässig.

Abgelehnte Bewerber müssen nämlich Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz spätestens nach zwei Monaten geltend machen, wenn sie der Meinung sind, dass ihre Bewerbung auf eine aktive Diskriminierung zurückzuführen ist. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet Diskriminierungen aufgrund der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität.

Will das Unternehmen die Daten eines Bewerbers länger als sechs Monate sichern, benötigt es die schriftliche Einwilligung des Betroffenen – zwingend. Erteilt er diese nicht, muss das Unternehmen die Bewerbungsunterlagen löschen bzw. „zu unserer Entlastung“ zurücksenden.

Dies gilt im Übrigen auch Initiativbewerbungen und Blindbewerbungen. Das Unternehmen kann sich nicht darauf berufen, dass der Bewerber diese ja von sich aus eingesandt hatte, ohne dass eine entsprechende Stelle zu vergeben gewesen wäre.

Das spielt keine Rolle. Kommt der Bewerber nicht zum Zug – aus welchem Grund auch immer – müssen seine Bewerbungsunterlagen vernichtet oder zurückgeschickt werden. Ein Zweck zur Speicherung liegt nicht vor.

Ob Sie dem Unternehmen Ihre Einwilligung zur Speicherung der Daten erteilen, sollten Sie von Ihren persönlichen Motiven und Zielen abhängig machen. Wir nennen Ihnen im Folgenden Gründe FÜR und GEGEN eine Zustimmung…

Gründe für Zustimmung

Was, wenn das Unternehmen meine Bewerberdaten sichern möchte? Sollte ich dem zustimmen oder ablehnen? Dazu muss man verschiedene Aspekte abwägen. Es gibt gute Gründe für ein Ja und für ein Nein. Hier sind 2 gute Gründe für eine Einwilligung…

  • Jobchancen

    Manch ein Bewerber fühlt sich geschmeichelt. Wenn der Arbeitgeber meine Daten behalten möchte, kann er mich so grauenvoll ja nicht finden. So falsch ist der Denkansatz sicher nicht.

    Allerdings versuchen viele Unternehmen auch schlicht, ihren Talentepool aufzufüllen und möglichst großvolumig aufzublähen. Je mehr, desto besser. Aber dennoch: Ja, Sie reduzieren Ihre Jobchancen sicher nicht, wenn Sie Ihre Einwilligung zur Datenspeicherung geben.

    Vielleicht meldet sich das Unternehmen nie wieder, vielleicht aber doch. Außerdem waren Sie ja an einer Anstellung in genau diesem Unternehmen interessiert. Warum also den Kontakt sofort wieder abreißen lassen?

    Zudem bekräftigen Sie hiermit noch mal Ihr Interesse. Falls die Stelle zufällig wieder vakant werden sollte, weil zum Beispiel der auserwählte Kandidat abspringt, kommen sie vielleicht doch noch zum Zug.

  • Grundeinstellung

    Sie halten Datenschutz für überbewertet? Ja, solche Menschen soll es geben – sogar bei uns in Deutschland.

    Immerhin treiben wir uns ja auch überall im Netz herum, bei Facebook und Instagram, bei Xing oder Linkedin. Unsere Daten schwirren sowieso überall umher. Warum nicht auch im Unternehmen?

    Und welche Nachteile hätten Sie dadurch eigentlich zu erwarten? Wenn Ihnen die Chancen größer erscheinen als die Risiken, dann stimmen Sie zu.

Gründe gegen Einwilligung

Hier sind 3 Gründe, die gegen eine Einwilligung Ihrer Bewerberdaten sprechen:

  • Eigentum

    Es sind IHRE Daten. Und die wollen Sie geschützt sehen. Ganz einfach. Das ist Ihr gutes Recht. Nicht immer ist intern klar geregelt, wer im Unternehmen Einblick in welche Daten hat und was mit diesen Daten geschieht. Hacker-Angriffe auf Unternehmen nehmen ebenfalls zu. Das erhöht das Risiko, dass Ihre Daten in die falschen Hände geraten.

  • Präferenz

    Sie hatten sich in diese Stelle verliebt. Nur in diese eine, sonst keine! Wird sie anderweitig vergeben, erlischt auch Ihr Interesse. Sie haben keinen Bedarf für eine Ersatzstelle und wollen nicht irgendwann der Notnagel für irgendwen sein. Sie wollten DIESE Stelle. Da Sie sie nicht bekommen haben, kriegt auch das Unternehmen Ihre Daten nicht. Ein fairer (Nicht-)Tausch.

  • Rufschaden

    Wer in der Personaldatenbank bleibt, erhöht nicht zwingend seine Jobchancen für später. Angenommen, Sie haben sich schon für zwei oder drei Stellen erfolglos beworben. Was denkt ein Personaler, wenn er Ihre Daten einsieht? Er sieht jemanden, dem schon mehrfach die Tür vor der Nase zugeschlagen wurde. Kein Gütesiegel! Da erscheint es strategisch cleverer, Ihre Daten wären nicht mehr auffindbar. In fünf oder zehn Jahren könnten Sie immer noch einen neuen Anlauf starten – ohne vorbelastet zu sein.

Fazit: Ein klares Ja oder Nein gibt es nicht. Ob Sie der Datenspeicherung Ihre Zustimmung erteilen, entscheiden Sie selbst. Es gibt Vorteile, aber auch Nachteile.

Behalten Sie nur im Hinterkopf, dass Sie Rechte haben. Niemand kann einfach so über Ihre Bewerbungsunterlagen verfügen – nur Sie selbst!

Datenschutz Bewerbung: Er hat höchste Priorität!

Datenschutz Bewerbung UmfrageDatenschutz ist für deutsche Arbeitnehmer ein wichtiges Thema.

Für 86 Prozent der Deutschen ist Datenschutz bei der Jobsuche wichtiger als beispielsweise dann, wenn sie im Internet einkaufen oder sich bei anderen Online-Diensten registrieren. Das haben Recruiting-Anbieter Viasto und Marktforschungsunternehmen Respondi in einer Umfrage ermittelt.

48 Prozent der Bewerber befürchten, dass ihre Bewerbungsdaten bei den Unternehmen nicht sicher sind. Misstrauen herrscht insbesondere Unternehmen gegenüber, deren Hauptsitze im Ausland angesiedelt sind.

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[Bildnachweis: Song_about_summer by Shutterstock.com]

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